Règlement

  1. Interprétation

    1. Le terme « Association » signifie Association des bibliothèques de droit de Montréal.
    2. Le terme « bibliothèque juridique » vise un département ou un service au sein d’un cabinet d’avocats, d’un contentieux d’entreprise, d’une institution d’enseignement ou gouvernementale, d’un ordre professionnel ou encore une organisation dont l’activité principale est la bibliothéconomie juridique.
    3. Le terme « loi » signifie Loi sur les compagnies du Québec, R.L.R.Q. c. C-38.
    4. Le générique masculin est employé uniquement pour alléger le texte.
  2. Siège social

    Le siège social de l’Association est établi à Montréal.

  3. Buts de l’association

    L’Association a pour but de regrouper des techniciens et des professionnels travaillant à Montréal dans des bibliothèques juridiques. Afin d’établir la communication et la coopération entre ses membres, elle organise des activités pour parfaire leurs connaissances ou pour leur permettre de partager leurs expériences sur des sujets d’actualité dans le domaine de l’information juridique. Elle s’occupe également de promouvoir le travail de ses membres ainsi que l’utilisation des bibliothèques juridiques.

LES MEMBRES

  1. Catégories de membres

    L’Association comprend quatre (4) catégories de membres: membre actif, membre associé, membre étudiant et membre honoraire.

  2. Membre actif

    Est membre actif toute personne physique qui :

    • travaille dans une bibliothèque juridique et est intéressée aux buts et aux activités de l’Association;
    • se conforme aux normes d’admission établies par résolution du Conseil d’administration;
    • acquitte la cotisation annuelle dans les délais prescrits.

    Le membre actif a le droit :

    • de participer à toutes les activités;
    • de recevoir les avis de convocation aux assemblées de membres;
    • d’assister aux assemblées et d’y voter;
    • d’être éligible au poste d’administrateur de l’Association.
  3. Membre associé

    Est membre associé toute société ou personne morale qui :

    • est intéressée aux buts et activités de l’Association;
    • se conforme aux normes d’admission établies par résolution du Conseil d’administration;
    • à sa demande, s’est vu accorder par le Conseil d’administration le statut de membre associé.

    Peuvent notamment être considérés comme membres associés, les éditeurs juridiques et les libraires.

    Le membre associé, une fois sa cotisation acquittée, désigne un représentant et en avise par écrit le secrétaire de l’Association. Le représentant jouit des privilèges accordés au membre actif sauf ceux :

    • d’être avisé et de participer aux activités et réunions réservées aux membres actifs, de l’Association;
    • de voter aux assemblées de membres;
    • d’être éligible au poste d’administrateur de l’Association.

    Tout membre associé peut en tout temps remplacer son représentant en avisant par écrit le secrétaire de l’Association.

    Le représentant désigné d’un membre associé perd tous ses droits advenant :

    • sa destitution par le membre associé qui l’a désigné, ou
    • le retrait ou la radiation du membre associé qui l’a désigné.

    L’article 10 s’applique au représentant.

  4. Membre étudiant

    Toute personne inscrite à temps complet dans un programme d’étude reconnu dans un domaine pertinent aux buts et activités de l’Association et se conformant aux normes d’admission fixées par le Conseil d’administration est admissible à titre de membre étudiant. Un membre étudiant a le droit de participer à toutes les activités, il reçoit les avis de convocation aux assemblées de membres, assiste aux assemblées mais ne peut y voter. Il n’est pas éligible au poste d’administrateur de l’Association.

  5. Membre honoraire

    Le Conseil d’administration, par résolution, peut désigner membre honoraire toute personne qui aura rendu service à l’Association par son travail ou qui aura manifesté son appui aux buts poursuivis par l’Association. Les membres honoraires peuvent participer aux activités de l’Association, recevoir les avis de convocation et assister aux assemblées des membres mais ils n’ont pas le droit de voter lors de ces assemblées. Ils ne sont pas éligibles comme administrateur. Ils ne sont pas tenus de verser une cotisation.

  6. Cotisation

    Le Conseil d’administration peut, par résolution, fixer le montant des cotisations annuelles à être versées à l’Association par les différentes catégories de membres ainsi que la date d’exigibilité. Les cotisations payées ne sont pas remboursables en cas de radiation ou de retrait. Un membre qui n’a pas acquitté sa cotisation le 30e jour qui suit la date d’exigibilité, est rayé de la liste des membres.

  7. Retrait

    Un membre peut se retirer en tout temps en signifiant ce retrait au secrétaire de l’Association.

  8. Suspension et radiation

    Le Conseil d’administration peut, par résolution, suspendre pour une période qu’il détermine ou radier définitivement tout membre ou représentant qui commet un acte jugé néfaste aux buts poursuivis par l’Association, après avoir donné à la personne sujette à une radiation le droit de se faire entendre. La décision du Conseil d’administration est finale et sans appel.

ASSEMBLÉES DES MEMBRES

  1. Assemblée annuelle

    L’assemblée annuelle se tient au siège social de l’Association ou à tout autre endroit fixé par le Conseil d’administration. Elle a lieu à une date, fixée par le Conseil d’administration, comprise dans une période de quatre (4) mois suivant la fin de l’exercice financier de l’Association.

  2. Assemblées spéciales

    Les assemblées spéciales des membres sont tenues à l’endroit et à la date fixés par le Conseil d’administration ou par la ou les personnes qui convoquent ces assemblées. Il appartient au Conseil d’administration de convoquer ces assemblées lorsqu’elles sont jugées opportunes pour la bonne administration des affaires de l’Association.

    Cependant, le Conseil d’administration est tenu de convoquer une assemblée spéciale des membres sur demande écrite, signée par au moins un dixième (1/10) des membres actifs, et cela dans les dix (10) jours suivant la réception d’une telle demande écrite.

    Cette demande devra spécifier le but et les sujets d’une telle assemblée spéciale. À défaut par le Conseil d’administration de convoquer telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci peut être convoquée par les signataires de la demande écrite.

  3. Avis de convocation

    Toute assemblée des membres doit être convoquée par lettre adressée à chaque membre à sa dernière adresse connue ou par tout autre moyen électronique, au moins quinze (15) jours avant la tenue de l’assemblée.

    L’avis de convocation d’une assemblée spéciale devra mentionner la date, l’heure et le lieu de l’assemblée. Il sera également fait mention du ou des sujets qui y seront étudiés. Tout autre sujet est exclu de la discussion.

    Cependant une assemblée peut être tenue sans avis préalable si tous les membres actifs sont présents ou si les absents consentent à la tenue d’une telle assemblée. La présence d’un membre à une assemblée couvre le défaut d’avis quant à ce membre.

    L’omission accidentelle de faire parvenir l’avis de convocation d’une assemblée à un ou quelques membres ou la non-réception d’un avis par toute personne, n’a pas pour effet de rendre nulles les résolutions adoptées à cette assemblée.

  4. Quorum

    Les membres actifs présents constituent le quorum pour toute assemblée des membres.

  5. Vote

    Les membres actifs en règle présents à l’assemblée ont droit à un (1) vote chacun. Le vote par procuration n’est pas permis. Au cas d’égalité des voix, le président a une voix prépondérante.

    Le vote se prend à main levée, à moins qu’un membre présent réclame le scrutin secret. Dans ce cas, le président de l’assemblée désigne deux (2) scrutateurs avec pour fonctions de distribuer et recueillir les bulletins de vote, de compiler le résultat et de le communiquer au président. À moins de stipulation contraire dans la Loi ou dans le présent règlement, toutes les résolutions soumises à l’assemblée des membres sont adoptées à la majorité simple (50% +1) des membres ayant droit de vote.

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

  1. Désignation

    Les affaires de l’Association sont administrées par un Conseil d’administration composé de cinq (5) membres en règle : le président, le vice-président (président désigné), le secrétaire, le trésorier et le président sortant qui est membre d’office. Si le président sortant n’est pas disponible, il n’est pas remplacé.

    Les fonctions des administrateurs et du président sortant sont déterminées par résolution du Conseil d’administration. Une même personne peut cumuler plusieurs postes.

  2. Pouvoirs

    Le Conseil d’administration gère les affaires internes de l’Association, passe en son nom toute espèce de contrat permis par la Loi et en général peut exercer tous les pouvoirs et prendre toutes les mesures que les lettres patentes ou le règlement de l’Association lui permettent.

    Le Conseil d’administration peut à l’occasion autoriser des dépenses visant à promouvoir les intérêts de l’Association.

    Le Conseil d’administration peut prendre toutes les mesures jugées nécessaires pour permettre à l’Association d’acquérir, d’accepter, de solliciter ou de recevoir des legs, dons, subventions et commandites de toutes sortes pour promouvoir les objectifs de l’Association.

  3. Durée du mandat

    Les administrateurs sont élus pour quatre (4) ans ou pour trois (3) ans, selon le poste, par les membres de l’Association lors de l’assemblée annuelle.

    Au cours de la troisième année de son mandat, le vice-président (président désigné) devient le président de l’Association. Il demeure président de l’Association durant la quatrième année de son mandat. Il est nommé d’office au poste de président sortant la cinquième année et il le demeure la sixième année.

    Le secrétaire et le trésorier sont élus pour trois (3) ans par les membres de l’Association lors de l’assemblée annuelle.

    Alternativement, on élira une année le vice-président (président désigné) et le secrétaire et l’année suivante, le trésorier.

    Un administrateur demeure en fonction jusqu’à l’expiration de son mandat ou jusqu’à ce que son successeur ait été nommé par le Conseil d’administration ou élu lors de l’assemblée annuelle.

  4. Éligibilité

    Seuls les membres actifs en règle sont éligibles comme administrateurs. Les administrateurs sortant de charge sont rééligibles.

  5. Retrait d’un administrateur

    Cesse de faire partie du Conseil d’administration et d’occuper sa fonction, tout administrateur qui:

    1. présente par écrit sa démission au Conseil d’administration, soit au président ou au secrétaire de l’Association, soit lors d’une assemblée du Conseil d’administration;
    2. décède, devient insolvable ou est déclaré inapte par un tribunal;
    3. cesse de posséder les qualifications requises;
    4. est destitué par le Conseil d’administration par une résolution votée aux deux tiers des membres présents si sa conduite, de l’avis du Conseil d’administration, porte préjudice à l’Association.
  6. Poste vacant

    1. Si le poste de président devient vacant pour l’une des raisons mentionnée à l’article 21, le titre, les devoirs et les obligations de président deviennent assumés par le vice-président (président désigné) pour le reste du terme. Si la durée du terme à compléter est moins que la moitié, le vice-président (président désigné) assumera suite à ce remplacement un terme complet à titre de président.
    2. Si le vice-président (président désigné) ne peut succéder au poste de président pour l’une des raisons mentionnée à l’article 21, le titre, les devoirs et les obligations de président seront assumées par le président sortant. Le poste vacant de vice-président (président désigné) sera assumé par l’un des administrateurs pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur. Dans une telle situation, si le président sortant ne peut assumer le poste de président pour l’une des raisons mentionnée à l’article 21, les administrateurs restants de l’Association occuperont alors les postes de président et vice-président (président désigné).
    3. Si le président sortant ne peut assumer ses fonctions pour la durée de son mandat pour l’une des raisons mentionnée à l’article 21, il n’est pas remplacé.
    4. Pour toute autre vacance, le Conseil d’administration peut, par résolution, voir à son remplacement par un administrateur ou un membre de l’Association. Le remplaçant demeure en fonction pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur. Lors d’une vacance, les administrateurs peuvent validement continuer à exercer leurs fonctions tant qu’un quorum subsiste.
  1. Rémunération

    Les administrateurs ne sont pas rémunérés pour leurs services.

  2. Indemnisation

    Les administrateurs, durant ou après leur mandat, sont indemnisés et remboursés par l’Association des frais et dépenses qu’ils ont encourus au cours ou à l’occasion d’une poursuite judiciaire intentée contre eux en raison d’actes permis ou posés par eux dans l’exercice de leurs fonctions, excepté ceux qui révèlent une négligence ou une faute de leur part.

    Pour acquitter ces sommes, l’Association peut souscrire une assurance au profit de ses administrateurs.

  3. Conflit d’intérêt

    Chaque administrateur doit éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d’administrateur de l’Association.

RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

  1. Nombre, convocation et lieu des réunions

    Les réunions du Conseil d’administration sont convoquées par le secrétaire sur instruction du président aussi souvent que nécessaire mais au moins quatre (4) fois par année. Elles sont tenues à tout endroit désigné par le président ou le Conseil d’administration.

  2. Avis de convocation

    L’avis de convocation à une réunion du Conseil d’administration est envoyé à chaque administrateur. Le délai de convocation est d’au moins un (1) jour. La présence d’un administrateur à une réunion couvre le défaut d’avis quant à cet administrateur.

  3. Quorum et vote

    Pour la tenue des réunions du Conseil d’administration, le quorum est de trois (3) administrateurs. Pour toute décision, le vote majoritaire des membres présents et formant quorum suffit. Au cas d’égalité des voix, le président a une voix prépondérante.

  4. Résolution signée

    Une résolution écrite, signée par tous les administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une réunion du Conseil d’administration dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de l’Association au même titre qu’un procès-verbal régulier.

  5. Autre mode de réunion

    Les administrateurs peuvent, si tous sont d’accord, participer à une réunion du Conseil d’administration à l’aide de tout moyen leur permettant de communiquer entre eux. Ils sont alors réputés avoir assisté à la réunion.

  6. Comités

    Le Conseil d’administration peut créer des comités selon les besoins pour une période et pour des buts déterminés. Ces comités doivent faire rapport au Conseil d’administration. Ils sont dissous automatiquement à la fin de leur mandat.

LES ADMINISTRATEURS

  1. Président

    Le président est le dirigeant en chef de l’Association. Il préside les assemblées des membres et du Conseil d’administration. Il voit à l’exécution des décisions du Conseil d’administration, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs qui peuvent lui être attribués par le Conseil d’administration. Seuls les administrateurs faisant partie du Conseil d’administration depuis au moins un an sont éligibles au poste de président.

  2. Président-sortant

    Le président sortant conseille le président et le remplace en son absence.

  3. Vice-président (président désigné)

    Le vice-président (président désigné) assiste le président dans ses fonctions. Il organise les activités ou les conférences et s’occupent de gérer le compte courriel de l’Association.

  4. Secrétaire

    Le secrétaire assiste aux assemblées des membres et du Conseil d’administration et il en rédige les procès-verbaux. Il remplit toutes les fonctions qui lui sont attribuées par le présent règlement et par le Conseil d’administration. Il a la garde du registre des procès-verbaux et de tous autres registres corporatifs. Il est responsable du site web de l’Association, ainsi que de la tenue des archives.

  5. Trésorier

    Le trésorier a la charge et la garde des fonds de l’Association et de ses livres de comptabilité. Il tient un relevé précis de l’actif et du passif ainsi que des recettes et déboursés de l’Association dans des livres appropriés à cette fin. Il dépose dans une institution financière déterminée par le Conseil d’administration, les deniers de l’Association.

MISE EN CANDIDATURE DES ADMINISTRATEURS

  1. Formulaire de mise en candidature

    Le Conseil d’administration fait parvenir à chaque membre, dans un délai raisonnable avant la date de l’assemblée annuelle, un formulaire de mise en candidature. Les membres peuvent soumettre la candidature d’une ou plusieurs personnes admissibles au poste d’administrateur, en faisant parvenir au Conseil d’administration un (1) formulaire de mise en candidature par candidat. Le formulaire comporte le nom du candidat et son consentement écrit à sa candidature.

  2. Date d’échéance

    Les mises en candidature se terminent au plus tard quinze (15) jours avant la date de l’assemblée annuelle. Aucune candidature ne sera admissible après cette date.

  3. Liste des candidatures

    Le Conseil d’administration dresse et présente au président la liste de tous les candidats admissibles aux postes d’administrateurs de l’Association et ayant soumis leur formulaire de mise en candidature dans les délais prévus.

  4. Présentation de la liste

    La liste des candidats est présentée aux membres lors de l’assemblée annuelle.

  5. Procédure d’élection

    Les administrateurs sont choisis parmi la liste de candidats présentée à l’assemblée annuelle des membres par le Conseil d’administration.

    Si le nombre de candidats est égal ou inférieur au nombre de postes à combler, les candidats sont déclarés élus.

    Si le nombre de candidats est supérieur au nombre de postes à combler, l’élection se fait selon la procédure suivante:

    1. le président de l’assemblée nomme un président d’élection et deux (2) scrutateurs, parmi les membres de l’Association;
    2. le président d’élection distribue aux membres présents un bulletin de vote comportant le nom des candidats;
    3. le président d’élection et les scrutateurs recueillent les bulletins de vote, compilent les résultats et les communiquent au président de l’assemblée.

    Si le nombre de candidats est inférieur au nombre de postes à combler, le Conseil d’administration a l’autorité, pendant soixante (60) jours, pour solliciter et nommer des candidats aux postes demeurés vacants.

DISPOSITIONS FINANCIÈRES

  1. Exercice financier

    L’exercice financier de l’Association débute le 1er juin de chaque année.

  2. Effets bancaires

    Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de l’Association sont signés par les personnes qui sont désignées à cette fin par le Conseil d’administration.

  3. Contrats

    Les contrats et autres documents requérant la signature de l’Association sont préalablement approuvés par le Conseil d’administration. Après approbation, ils sont signés par le président ou toute autre personne désignée par le Conseil d’administration.

MODIFICATIONS DU RÈGLEMENT

  1. Modification, abrogation, adoption

    Le Conseil d’administration a le pouvoir d’abroger, de modifier ou d’adopter tout règlement. Cette abrogation, modification ou adoption est en vigueur jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle des membres, à moins qu’elle ne soit ratifiée par une assemblée générale spéciale des membres. Si cette abrogation, modification ou adoption n’est pas ratifiée à la majorité simple des voix lors de l’assemblée générale annuelle ou d’une assemblée spéciale, elle cessera, de ce jour, d’être en vigueur.

  2. Abrogation

    Tous les règlements antérieurs de l’Association sont par la présente abrogés.